تراز آزمایشی چیست؟

هیچ چیز برای یک حسابدار ترسناک تر از این نیست که در پایان ماه، ستون بدهکار و بستانکار با هم نخوانند. تصور کنید ساعت ها وقت صرف بررسی اسناد کرده اید، اما هنوز یک مغایرت کوچک، اعتبار گزارش های شما را زیر سوال برده است. این دغدغه، کابوس بسیاری از مدیران مالی است. اما نگران نباشید؛ “تراز آزمایشی” دقیقاً همان ابزاری است که مثل یک قطب نما، صحت عملیات مالی شما را قبل از نهایی شدن تضمین می کند. در این مقاله، نه تنها مفهوم دقیق آن را یاد می گیرید، بلکه راهکاری را به شما نشان می دهیم که این فرایند زمان بر را به چند کلیک ساده تبدیل کنید.

هدف از تهیه تراز آزمایشی چیست؟

به زبان ساده، تراز آزمایشی  یک فهرست جامع از مانده حساب های دفتر کل است که در پایان دوره های مالی (ماهانه یا سالانه) تهیه می شود. هدف اصلی این گزارش، اطمینان از رعایت اصل توازن در حسابداری دوطرفه است؛ یعنی جمع ستون بدهکار باید دقیقاً با جمع ستون بستانکار برابر باشد.

اگر به دنبال نظم بخشیدن به ساختار مالی کسب وکارتان هستید، استفاده از یک نرم افزار حسابداری دقیق، اولین قدم برای جلوگیری از خطاهای انسانی در این ترازهاست. تراز آزمایشی به شما کمک می کند تا پیش از تهیه صورت های مالی نهایی (مثل ترازنامه و سود و زیان)، از صحت ثبت اسناد مطمئن شوید و اگر خطایی وجود دارد، سریعاً آن را ردیابی کنید.

انواع تراز آزمایشی در حسابداری

بسته به نیاز مدیریت و سطح جزئیاتی که برای تحلیل های مالی نیاز دارید، تراز آزمایشی در فرمت های مختلفی تهیه می شود. شناخت این انواع به شما کمک می کند گزارش های دقیق تری ارائه دهید.

 تراز آزمایشی دو ستونی

این ساده ترین شکل گزارش است که شامل دو ستون “مانده بدهکار” و “مانده بستانکار” است. در این حالت، تنها مانده نهایی هر حساب از دفتر کل منتقل می شود. این گزارش برای یک نگاه سریع به وضعیت توازن حساب ها عالی است، اما جزئیات گردش حساب را نشان نمی دهد.

 تراز آزمایشی چهار ستونی

کامل تر از مدل قبلی، این تراز علاوه بر مانده ها، دارای دو ستون برای “گردش بدهکار” و “گردش بستانکار” طی دوره نیز می باشد. بسیاری از کسب وکارها، خصوصاً آن هایی که از نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده می کنند، به این نوع گزارش برای تحلیل حجم تراکنش های مالی خود نیاز مبرم دارند. این گزارش نشان می دهد چه میزان تبادل مالی در هر سرفصل حساب انجام شده است.

 ترازهای ۶ و ۸ ستونی

این ترازها معمولاً برای پایان سال مالی و قبل از بستن حساب ها کاربرد دارند. در تراز ۶ ستونی، علاوه بر گردش و مانده، ستون هایی برای اصلاحات یا مانده های اولیه دوره نیز در نظر گرفته می شود. این گزارش های پیشرفته معمولاً در سیستم های دستی بسیار وقت گیر هستند، اما در سیستم های مکانیزه به سادگی قابل استخراج اند.

تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه

بسیاری از افراد تازه کار این دو مفهوم را با هم اشتباه می گیرند. در حالی که هر دو به توازن اشاره دارند، اما کاربرد و ماهیت کاملاً متفاوتی دارند. برای درک بهتر، به جدول زیر دقت کنید:

آموزش گام به گام تهیه تراز آزمایشی

برای تهیه این گزارش حیاتی، باید مراحل زیر را با دقت طی کنید. توجه داشته باشید که دقت در این مراحل، از دوباره کاری های عذاب آور جلوگیری می کند.

1. بررسی اسناد: مطمئن شوید تمام اسناد در دفتر روزنامه ثبت شده اند.

2. انتقال به دفتر کل: تمام مبالغ را به حساب های مربوطه در دفتر کل منتقل کنید.

3. محاسبه مانده: مانده نهایی هر حساب دفتر کل را محاسبه کنید (جمع بدهکار منهای جمع بستانکار).

4. انتقال به تراز: نام حساب و مانده آن را به ستون مربوطه در جدول تراز آزمایشی منتقل کنید.

5. جمع بندی: ستون های بدهکار و بستانکار را جمع بزنید. اگر برابر بودند، تبریک می گویم! عملیات تراز است.

این فرآیند در اصنافی که تراکنش های سنگین و ریز دارند، مثل صنف طلا، بدون ابزار مناسب بسیار دشوار است. استفاده از نرم افزار حسابداری طلا و جواهر می تواند این فرآیند پیچیده را به صورت آنی انجام دهد.

نحوه گزارش گیری تراز آزمایشی در نرم افزار حسابداری محک

 

بیایید صادق باشیم؛ تهیه دستی تراز آزمایشی در دنیای پرسرعت امروز، نه منطقی است و نه مقرون به صرفه. خطای انسانی همیشه در کمین است و یک صفرِ اشتباه می تواند روزها وقت شما را بگیرد.

 

نرم افزار حسابداری محک با درک این دغدغه، فرآیند را کاملاً خودکار کرده است. چه مدیر یک شرکت بزرگ باشید که نیاز به نرم افزار حسابداری شرکتی دارد و چه صاحب یک کسب وکارهای خدماتی، محک تنها با چند کلیک، دقیق ترین ترازهای ۲، ۴ یا ۶ ستونی را به شما ارائه می دهد.

چرا محک؟ چون شما به جای ماشین حساب زدن، باید روی تحلیل سود و رشد کسب وکارتان تمرکز کنید. سیستم گزارش گیری محک به گونه ای طراحی شده که حتی پیچیده ترین گردش ها، مثل آنچه در نرم افزار حسابداری رستوران نیاز است را به سادگی و بدون خطا تراز می کند. تصور کنید گزارش فصلی خود را در کمتر از ۱۰ ثانیه روی میز مدیرعامل بگذارید؛ این یعنی قدرت و اعتبار حرفه ای.

 چرا تراز آزمایشی تراز نمی شود؟

اگر جمع دو ستون برابر نشد، نترسید. این اتفاق حتی برای حرفه ای ها هم می افتد. معمولاً دلیل آن یکی از موارد زیر است:

• خطای جابجایی اعداد: مثلاً ثبت عدد ۵۴۰۰ به جای ۴۵۰۰.

• ثبت یک طرفه: ثبت بدهکار بدون ثبت بستانکار در دفتر روزنامه.

• اشتباه در محاسبه مانده دفتر کل: جمع زدن دستی اشتباه.

• فراموشی انتقال: جا انداختن یک حساب از دفتر کل به تراز.

سوالات متداول

۱. آیا تراز بودن آزمایشی به معنی نبود هیچ اشتباهی در حسابداری است؟

خیر، تراز بودن شرط لازم است اما کافی نیست. اشتباهاتی مثل “ثبت یک سند تراز اما در سرفصل اشتباه” یا “حذف کامل یک رویداد مالی” باعث عدم تراز نمی شوند اما گزارش را غلط می کنند.

۲. تراز آزمایشی هر چند وقت یکبار باید تهیه شود؟

محدودیت زمانی ندارد. اما برای کنترل داخلی بهتر است حداقل به صورت ماهانه تهیه شود. استفاده از نرم افزار حسابداری شخصی یا تجاری به شما امکان گزارش گیری روزانه را هم می دهد.

۳. اگر ترازنامه و تراز آزمایشی مغایرت داشته باشند چه کنیم؟

بر اساس تراز آزمایشی تعدیل شده تهیه می شود. اگر مغایرتی هست، باید اسناد تعدیلی و بستن حساب ها را مجدداً بررسی کنید.

۴. ترتیب حساب ها در تراز آزمایشی چگونه است؟

معمولاً به ترتیب نقدینگی یا کدینگ حسابداری مرتب می شوند: دارایی ها، بدهی ها، سرمایه، درآمدها و هزینه ها. دیدن یک لیست نرم افزار های حسابداری که کدینگ استاندارد دارند، به درک بهتر این ترتیب کمک می کند.

۵. تراز آزمایشی اصلاح شده چیست؟

ترازی است که پس از ثبت اصلاحات پایان دوره (مثل استهلاک، پیش پرداخت ها و…) و قبل از تهیه صورت های مالی نهایی گرفته می شود تا از صحت اصلاحات اطمینان حاصل شود.